Как не утонуть в электронной переписке

Чтобы не утонуть в электронной переписке в каждое ваше электронное письмо следует добавить одно предложение.

Как утверждают исследователи профессионалы тратят в среднем 28% рабочего дня на электронную почту. Это два часа и 36 минут [1]. Офигеть можно. Сократить это время можно различными способами.

Возьмите инициативу на себя

Один из них, наиболее невероятный, состоит в том, что при отправке своих писем, в самом конце перед подписью добавляйте одно простое предложение о том, когда вам нужен ответ и почему. Припишите что-то типа этого: буду признателен за ответ тогда-то, поскольку это обусловлено тем-то.  Например, потенциальному клиенту: «Я был бы признателен за ответ до обеда в среду, чтобы мы могли зафиксировать цену, которую мы обсудили». Или, если вы отправляете сообщение сотруднику: «Мне нужен ответ на эти вопросы завтра к полудню, чтобы мы могли уложиться в сроки по этому проекту».

Более того, если ответ вам не нужен срочно, то дайте знать об этом получателю письма. Например, так: «Это важно, но не срочно, поэтому, пожалуйста, займитесь этим, когда у вас будет возможность».

Обоснование

Эти предложения основаны на комментариях некого психолога Адама Гранта (Adam Grant) и изложены на сайте «Inc.» [2]. Отвечая на вопрос об общении на рабочем месте, Грант сослался на исследование, которое демонстрирует проявление «эгоцентрического предубеждении». Не вдаваясь в детали этого термина, отметим, что наша эгоцентрическая предвзятость заставляет нас думать, что отправитель с нетерпением ждет ответа, хотя это может быть совсем не так.

По словам Гранта, исследования также показали, что просто прямое указание того, когда вы ожидаете ответ, имеет огромное значение. Ясное и понятное изложение ваших ожиданий снимает давление с получателей.

В результате люди, которым вы отправляете электронные письма, могут планировать свое время и расставлять приоритеты в соответствии с тем, что для них наиболее важно и наиболее эффективно. Время работы с электронной почтой сократиться.

Вы получатель

Но это польза для тех, кому Вы отправляете письмо. Какую пользу можете получить Вы? Если вы получаете электронное письмо с просьбой предоставить информацию или выполнить задание и не можете выполнить запрос в течение минуты или двух, попробуйте отправить в ответ простой шаблонный ответ: «Спасибо за ваше письмо! Я принял в работу вашу просьбу. Однако не могли бы вы дать мне знать, как скоро вам понадобится результат?”

Довольно скоро у вас и ваших партнеров по электронной переписке может появиться привычка указывать временные рамки для ответа в конце наших электронных писем.

Попробуйте, в следующий раз, когда вы отправляете электронное письмо с вопросом или заданием, просто добавьте одно предложение, говорящее, когда вам нужен ответ. И возьмите за привычку задавать вопрос о сроках ответа, когда люди пишут вам по электронной почте. В результате вы и ваша аудитория сократит количество ответов на электронную почту в день. В конечном итоге вы будете менее загружены и сможем лучше структурировать работу так, как вам удобно.

Результаты опробования сообщите в комментариях.

____________________

[1] https://hbr.org/2019/01/how-to-spend-way-less-time-on-email-every-day

[2] https://www.inc.com/minda-zetlin/adding-one-sentence-to-every-email-can-give-you-hours-of-free-time-according-to-adam-grant.html