Читаем вместе. Critical Thinking for Managers 10

Читаем вместе «Критическое мышление для менеджеров. Структурированное принятие решений и умение убеждать в бизнесе». [Radu Atanasiu. Critical Thinking for Managers. Structured Decision-Making and Persuasion in Business.  Springer Nature Switzerland AG 2021].

10.2. Аргументированное эссе

Что, если нам нужно убедить человека или группу не во время встречи, а с помощью электронного письма или сообщения на нескольких страничках, в котором документально оформлено ваше предложение. Это называется аргументированное эссе. Аргументированное эссе, это часть текста, которая направлена на то, чтобы убедить целевую аудиторию. В принципе практически вся служебная переписка является аргументированными эссе.

Кейс. Представьте, что вам нужно написать аналитическую статью для делового журнала (принципы применимы, с соответствующими изменениями, к написанию электронного письма или служебной записки). Допустим вы решили написать о микроменеджменте.

С чего нам следует начать? Я бы предложил начать, прежде чем что-либо писать, с планирования. Наилучшая структура начинается с предварительного шага, на котором необходимо провести сократовский вопрос. Следующим шагом является собственно написание статьи (мы обсудим ее структуру ниже). Последний шаг – пересмотреть написанное. Выполним эти шаги один за другим.

Сократовский вопрос (Метод Сократа)

Предварительный шаг направлен на углубленное изучение идей статьи, который рекомендуется проводить в форме Сократовского опроса. Сократ использовал вопросы как метод обучения. Я рекомендую использовать этот инструмент и в других обстоятельствах; его использование не ограничивается убеждением в письменной форме.

Изначально Сократ использовал вопросы в диалоге, мы же будем задавать сократовские вопросы с помощью монолога (диалога с самими собой). Планируя написать о микроменеджменте, можно задать себе некоторые из следующих вопросов и ответить на них.

Что именно я хочу сказать? Я хочу донести до читателя мысль о том, что микроменеджмент – очень распространенное и разрушительное явление.

Всегда ли это так? Микроменеджмент иногда приносит положительный результат в краткосрочной перспективе, в долгосрочной перспективе микроменеджмент непродуктивен.

На каком основании можно это утверждать? (Здесь мы должны перечислить причины, подтверждающие наше утверждение, а также источники, которые мы могли бы процитировать, или примеры, которые мы могли бы использовать). Основные причины, подтверждающие мое утверждение: микроменеджмент убивает мотивацию и, следовательно, контрпродуктивен для команды; микроменеджмент мешает менеджеру выполнять свою работу и, следовательно, контрпродуктивен для самого менеджера; и последнее, но не менее важное: микроменеджмент препятствует росту каждого. (Все это должно быть подкреплено примерами, аналогиями, исследованиями или статьями).

Каковы ваши главные положения/посылы/мысли? Именно здесь вы должны перечислить главные из них. В нашем случае, я думаю, важным положением, которое мы должны рассмотреть в нашем эссе, является то, что микроменеджмент, является важным явлением для нашей аудитории и как часто они сталкиваются с ним в своей профессиональной жизни.

Каковы альтернативные или противоположные точки зрения? Какие могут быть контраргументы? Что ж, кто—то может возразить, что подчиненные совершают ошибки, и компания не может позволить себе ждать, пока они научатся, поэтому руководителю лучше принять участие и внимательно контролировать действия своей команды. Нам определенно нужно затронуть этот вопрос в нашем эссе! Другой контраргумент заключается в том, что микроменеджмент должен быть приемлем в случае новичков. Так и должно быть, но на ограниченный период, пока они не научатся.

Что именно должно быть сделано? Самое опасное в микроменеджменте заключается в том, что микроменеджеры не осознают, что они делают что-то неправильно. Таким образом, первое, что необходимо сделать, это побудить людей к самодиагностике своего стиля управления.

Каковы будут последствия, если бы все будет продолжаться в том же духе? Низкая производительность труда и менеджеры, у которых нет времени на стратегическое мышление. А если мы будем бороться с этим явлением, то получим более высокую производительность и мотивацию команды, а также больший успех менеджеров в долгосрочной перспективе.

Почему это важно? Это вопрос фактически предвосхищает вопрос читателя: “Почему я должен утруждать себя чтением этого?” Вы должны привлечь читателя лично. Одним из способов было бы заставить его задуматься, не является ли он сам микроменеджером.

В дополнение к тексту книги надо отметить, что Метод Сократа нашел свое широкое применение в практике когнитивно-поведенческой психотерапии. Суть заключается в том, что психотерапевты разбирают ситуации, при этом задают вопросы, а пациент в процессе ответов сам находит свои мысленные заблуждения.

Для того, что бы с методом познакомиться на профессиональном уровне рекомендую свежую книгу (Скотт Уолтман; Трент Кодд III; Линн Макфарр. Сократовские вопросы в психотерапии и консультировании. Из-во ПИТЕР, 2024г. 464с.). Я чтение этой книги в ближайшее время не планирую. Для общего знакомства можно поискать информацию в интернете. (Например тут: https://www.nmikhaylova.ru/sokratovskiy-dialog-kak-metod-kognitivno-povedencheskoy-psihoterapii/).

Поскольку ситуации бывают разными, то и перечень вопросов варьируется. Так сказать стандартного перечня вопросов нет. Заслуга автора в том, что он предлагает вопросы для написания убедительного текста. Я такого ранее не слышал и не пробовал. Придется попробовать.

Написание текста статьи

Вернемся к тексту книги. Теперь, когда вы ответили на эти вопросы (лучше сделать это письменно), у вас есть более четкое представление о том, что вы собираетесь сказать. Пришло время приступить к написанию основного текста. Структура аргументированного эссе должна соответствовать этим общим моментам:

1. Вступление
2. Изложите суть проблемы и свою позицию по этому вопросу
3. Перечислите и развейте аргументы, подтверждающие вашу позицию
4. Перечислите контраргументы и опровергните их
5. Укажите, что именно должно быть сделано
6. Завершите стильно.

1. Вступление. Именно здесь вы убеждаете читателя проявить интерес к вашей теме и продолжить чтение. Первый шанс сделать это – выбрать название. Попробуйте мыслить как журналист: название продает. Мы можем придумать что-то вроде: ”Микроменеджмент: все ли его применят или только вы?“, или ”Как управлять микроменеджером“, или ”Болезнь микроменеджмента: симптомы, диагностика и лечение” (на самом деле, последние два – настоящие названия статей).

Даже если вы пишете не статью, а электронное письмо и просто отправляете свои выводы и свое мнение кому-либо по электронной почте, не пишите в теме письма “Проблема микроменеджмента”, или “Re: Микроменеджмент”, или просто “Re:.” Попытайтесь заинтересовать получателя с самого начала, еще до того, как она откроет электронное письмо, используя сильный газетный тон.

После названия идет первая фраза. Не тратьте ее впустую. Обычно это определяет разницу между тем, читают люди дальше или нет. Не начинайте со слов: “В этом тексте я дам оценку опасностям микроменеджмента”. Начните с чего-нибудь, что может заинтересовать читателя. Вот несколько вариантов:

• Начните с аналогии: “Если вместо того, чтобы позволять своим детям делать домашнее задание в одиночку, вы будете помогать им с каждым заданием, они никогда не научатся. И, что еще хуже, они не станут независимыми, ответственными взрослыми. Более того, у вас не будет времени на ваши взрослые занятия. Точно так же и менеджеры… ” … вы получаете картинку.

• Начнем с фактов и статистики: “Исследование, упомянутое в Forbes, показало, что 79% всех сотрудников говорят, что на каком-то этапе их карьеры ими управляли на микроуровне. Кроме того, в опросе, проведенном в 2003 году, сотрудники выделили микроменеджмент как наиболее значительное препятствие на пути повышения производительности, с которым они когда-либо сталкивались. ” Кстати, такой подход также прояснил бы наше предположение и доказал бы, что микроменеджмент действительно часто встречается.

• Начните с личного вопроса, чтобы заинтересовать читателя: “Когда я упоминаю слово “микроменеджмент”, кто приходит на ум? Твой босс? Или ты сам?”

• Начнем с цитаты: Президент Теодор Рузвельт однажды сказал: “Лучший руководитель. это тот, у кого хватает здравого смысла выбирать хороших людей для выполнения того, что он хочет.  Он продолжил: “… и самоограничение, чтобы не вмешиваться в их дела, пока они это делают.”

2. Изложите суть вопроса или проблемы и свою позицию по этому вопросу. Вы можете сказать, что «во многих компаниях, команды интенсивно работают под пристальным наблюдением своих преданных своему делу менеджеров, менеджеры тратят долгие часы на проверку деятельности своих подчиненных, и все же их совокупная производительность невысока».

Затем изложите свою позицию по этому вопросу: «Микроменеджмент, явление, при котором менеджер слишком строго контролирует работу своих подчиненных, является серьезным недугом корпоративного мира: он подрывает производительность, разрушает доверие и сводит на нет автономию в тонком комплексе мотивации. Команды с микро менеджментом характеризуются высокой текучестью кадров, низким уровнем удовлетворенности работой и большим сопротивлением инновациям. Нам всем следует пересмотреть свой стиль управления и посмотреть, можем ли мы предоставить нашим сотрудникам больше автономии и буквально заниматься своими делами.

3. Перечислите аргументы, подтверждающие вашу позицию. Не перечисляйте все свои причины! Существует такое понятие, как инфляция аргументов. Если вы приведете 100 причин, читатель будет сбит с толку, а не убежден. Вы должны выстраивать доказательства на основе трех, максимум пяти веских аргументов. Первая причина обычно оказывает наибольшее влияние, поэтому вам следует начать с вашего самого сильного аргумента. Например, если вы решите подкрепить свою точку зрения тремя аргументами, лучшая стратегия — развить первый в одном—двух абзацах большего объема – с большим количеством фактов, мнений экспертов, примеров и аналогий, – затем изложить второй в коротком абзаце, а третий – в более длительной фазе. В нашем случае, как мы установили на этапе метода Сократа, я бы действовал в следующих трех основных направлениях:

• Микроменеджмент контрпродуктивен для команды. Я бы объяснил (и проиллюстрировал примерами), что микроменеджмент убивает мотивацию влияя на автономию и удовлетворенность работой. Я бы также привел данные, которые свидетельствуют о том, что в организациях с микроуправлением уровень оттока сотрудников и невыходов на работу высок. Низкая мотивация, высокая текучесть кадров и большое количество невыходов на работу, несомненно, негативно скажутся на производительности труда. Таким образом, микроменеджмент убивает производительность, и пока он не выявлен, он убивает ее молча.

• Микроменеджмент контрпродуктивен для самих менеджеров. В этой второй строке аргументации я бы сосредоточился на преимуществах для менеджера, если он прекратит микроуправление. Отказ от контроля над другими свидетельствует о большем контроле над самим собой. Кроме того, делегирование полномочий команде и доверие к ней позволят ему фактически выполнять свои реальные обязанности: разрабатывать стратегию, внедрять инновации, выявлять и использовать возможности, что, в свою очередь, приведет к большему успеху для всех.

• Микроменеджмент останавливает рост каждого человека. У команды с микроуправлением не хватит ни свободы, ни мужества исследовать новые перспективы. У менеджера не будет времени заглянуть за горизонт, потому что он зациклен на сегодняшнем дне. Никто не может расти в среде с микроуправлением.

4. Перечислите контраргументы и опровергните их. Выдвижение противоположной позиции значительно повышает наш авторитет. Это показывает, что мы не партийные идеологи, а свободные мыслители, которые рассмотрели все возможные пути, прежде чем выбрать этот. Мы можем повторить предсмертное упражнение с нашим читателем (читательницами) в уме, чтобы представить себе эти возможные препятствия. Предположим, они уже прочитали статью и вы их не убедили. Почему это было не так? Что мешало им поддаться на уговоры? Мы также выявили контраргументы в нашем сократовском опросе. Мы должны разумно сформулировать их, а затем найти эффективные способы опровергнуть их. Или, если они верны, нам нужно скорректировать вывод.

Ниже приведен пример изложения возможного контраргумента, а затем его опровержения: Конечно, микроменеджер мог бы приводить мне пример за примером того, как он всегда спасает положение. Он может сказать, например, “Вчера я вмешался как раз вовремя, чтобы помешать члену моей команды потерять важный контракт. Я взял на себя переговоры, решил проблему и закрыл сделку. Что в этом плохого?” Что ж, нет ничего плохого, если это случилось однажды. С другой стороны, если это частое поведение, я бы сказал, что работа менеджера заключается не в том, чтобы разрешать ежедневные кризисы, а в том, чтобы анализировать и улучшать работу своих сотрудников. Хороший менеджер не управляет задачами и ситуациями; он или она в основном управляет людьми.

Примером того, как хороший контраргумент может помочь сформировать вывод, является этот: Однажды менеджер спросил меня: “Что, если член моей команды, которым я якобы управляю на микроуровне, не просто некомпетентен, а является новичком? Разве я не должен тратить дополнительное время на то, чтобы постоянно показывать ему или ей, как все должно быть сделано?” И я ответил: “Непременно! Но это не называется микроменеджментом; это называется наставничеством. Вы должны продолжать этот процесс, но не вечно. Не забывайте постепенно передавать руль, когда сотрудник будет готов!”

5. Что именно следует сделать? В нашей статье о микроменеджменте призыв к действию может описывать решение и — в то же время — привлекать читателя немного больше. Мы можем, например, добавить инструмент самодиагностики для менеджеров – анкету, которую мы также упоминали в другой главе, в которой пять положительных ответов могут выявить тенденцию к микроуправлению:

6. Завершите стильно. Здесь, как и в случае с названием, вам нужно снова стать художником. Концовка должна быть запоминающейся и заряжающей энергией. Возможно, вы могли бы вернуться к вступительному заявлению, но с изюминкой. Или, может быть, вы можете закончить с призывом к действию. Например, в этом случае я бы предложил 10-дневный план самолечения для читателей, которые только что узнали — с помощью анкеты — что они управляют на микроуровне.

Пересмотреть текст

После написания эссе (статьи, электронного письма, памятки) у нас создается впечатление, что оно идеально и что наша работа выполнена. Отнюдь нет. На следующем шаге нам нужно внести изменения. Мы читаем то, что написали, а затем вносим некоторые изменения. А потом? Пересмотрите еще раз. Это помогает целенаправленно обрезать наш текст: посмотрите, какая фаза не привносит ничего нового, и удалите ее. Затем мы могли бы показать текст и попросить прокомментировать его у кого-то, кому мы доверяем, а затем еще раз пересмотреть, следуя (или не следуя) совету. Если у нас есть время, разумно будет поспать в это время. Обычно на следующий день предвзятость автора уходит, поэтому легче исключить или кардинально изменить целые абзацы, которые днем ранее казались божественными.

В заключение можно сказать, что эмпатия является основным компонентом эффективного убеждения. Понимание предпочтений другого человека, его прошлого опыта и существующих препятствий для того, чтобы сказать “да”, поможет нам лучше удовлетворить потребности и донести наше послание.

ИТОГО. Советов по написанию текстов достаточно много. Все они похожи друг на друга. Но этот отличается предварительной стадией, включающий прояснение темы с помощью сократовских вопросов. Кстати шаблонов сократовских вопросов, связанных с написанием текстов, я не встречал. Многие, в том числе и я,  начинают писать не имея в голове полной ясности по описываемому вопросу. Мне показалось сформулированные в книге вопросы будут полезны. По крайне мере я это испытаю на себе.

Призываю и вас использовать этот раздел книги как шаблон и попробовать написать свое письмо генеральному директору с попыткой убедить его повысить вам ЗРП. А вдруг получится.

Далее Глава 11. Обсуждение. В ней идет речь о ситуациях, когда мы не согласны с другим человеком (ами) и нам нужно убедить их отказаться от своей точки зрения и принять нашу.